LAS AUDITORIAS EN LOS NEGOCIOS - COSAS QUE QUIZAS NO SEPAS
Las Auditorias en los negocios comerciales suelen ser percibidas como una fuente de estrés y preocupación para los dueños de negocios. Sin embargo, es importante comprender su naturaleza y propósito para afrontarlas de manera adecuada. Por ejemplo, en el caso de los Seguros Empresariales de Compensación laboral (Worker’s Compensation) o Responsabilidad civil (Liability Insurance), las auditorías son rutinarias al finalizar el período de la póliza.
Estas auditorias buscan ajustar los valores estimados de la póliza a los valores reales. Aunque pueda generar aprensión, es un poco normal y necesario para garantizar una cobertura adecuada.
Una de las causas de inquietud radica en la falta de comunicación clara por parte de las Aseguradoras o el Corredor al emitir las pólizas de seguros, lo que puede llevar a malentendidos y sobrecostos para los clientes. Por ejemplo, al contratar un seguro, se establecen estimaciones sobre actividades comerciales, proyecciones de ingresos y pagos de payroll, lo que influye en el costo y la cobertura del seguro.
Es importante que los clientes comprendan que el precio del seguro no se basa únicamente en encontrar la oferta más económica, sino en proporcionar información precisa sobre la naturaleza del negocio y el alcance de sus operaciones.
Cuando se trata de asegurar los riesgos laborales (Worker’s Compensation) y de Responsabilidad general (Liability Insurance), el proceso de contratación de seguros implica una proyección de lo que podría suceder en el próximo período de la póliza, aunque nadie pueda prever con certeza el futuro. Esta incertidumbre lleva a las aseguradoras a solicitar información detallada sobre la actividad comercial y los ingresos esperados. Por ejemplo al asegurar una empresa de construcción, se indaga sobre las actividades específicas, como decoraciones interiores, remodelaciones, excavaciones, y se evalúa el nivel de ingresos y la mano de obra empleada. El propósito no es simplemente ofrecer el seguro más económico, sino comprender la realidad de la empresa y ajustar la cobertura en consecuencia. La clave radica en proporcionar datos precisos para obtener una protección adecuada, más que buscar la opción más barata.
Te puede interesar también: 10 pasos que debes seguir luego de crear tu negocio de construcción.
Para poder obtener buenos costos dentro de una oferta de seguros se puede optar por un corredor de seguros de confianza, ya que ellos pueden ajustar las coberturas y costos según las necesidades evaluadas que necesita el cliente. El corredor de seguros se mantendrá al tanto durante todo el año de los cambios del cliente como de pasar de realizar decoraciones de interiores a trabajos de techado, esto es importante informarlo al seguro para actualizar la categorización y garantizar una cobertura adecuada. Al final del año, los valores estimados deben convertirse en valores reales para reflejar con precisión los riesgos cubiertos por la aseguradora durante el período de la póliza.
En una Auditoria de Seguros, se solicitan diversos documentos para verificar la actividad comercial y los ingresos generados. Por lo general, se requiere presentar estados de cuentas bancarios, pruebas de ingresos para determinar el volumen de ventas. Además, se solicitan informes de nómina para confirmar los pagos realizados a los empleados, ya sea a través de registros de impuestos (w2) o de contratistas independientes (1099).
También se examina si los subcontratistas cuentan con sus propios seguros o si están cubiertos bajo la póliza del contratante principal. Es esencial presentar facturas, recibos, contratos o cualquier otro documento que detallen las transacciones comerciales con los clientes para evaluar adecuadamente el riesgo asociado. Al recopilar todos los datos necesarios durante el periodo de la póliza, la Aseguradora puede establecer valores reales en lugar de estimados.
Es fundamental reconocer que, al contratar un seguro, es imposible prever con certeza cómo evolucionarán las circunstancias comerciales. Por lo tanto, se recomienda calcular los costos de manera realista desde el principio para evitar sorpresas en futuras auditorías. A menudo, los clientes subestiman los costos asociados con el seguro y terminan pagando más de lo esperado durante la auditoría. Esto puede generar desequilibrios financieros y problemas de flujo de efectivo que afectan la viabilidad del negocio.
Es común que las empresas generen grandes ingresos pero paguen sueldos relativamente bajos. Esto se debe a la proporción entre volumen de ventas y la mano de obra necesaria para realizar las tareas. Sin embargo, es importante tener en cuenta las prácticas adecuadas de clasificación de empleados para evitar problemas con el Departamento de Labor. Por ejemplo, algunos empleados son clasificados erróneamente como subcontratistas cuando deberían ser considerados empleados, lo que puede generar auditorías laborales y disputas legales.
Garantizar que se pague correctamente a los empleados puede evitar multas significativas, especialmente considerando las inspecciones del Departamento de Labor y el Seguro de Desempleo. El Departamento de Labor según sea el caso puede incluso imponer cargos criminales en casos graves, por lo que es fundamental mantener registros precisos y actualizados de al menos tres años atrás, incluyendo estados de cuentas bancarios y registros de nómina. Las auditorias laborales revisan minuciosamente todos los aspectos, desde los registros financieros hasta los cheques pagados y cobrados, y cualquier irregularidad, como pagos en efectivo no documentados, puede ser motivo de preocupación.
Prepararse para una auditoría implica tener toda la documentación organizada y disponible. Aunque uno puede realizar la auditoria por si mismo, contar con asesoramiento experto puede reducir el estrés y garantizar una representación precisa durante la inspección.
Los auditores son humanos y pueden cometer errores, por lo que tener a alguien que comprenda el proceso y pueda ayudar a corregir cualquier malentendido o inexactitud antes de que se genere un informe oficial.
En Nexo, entendemos la interrelación entre los ingresos, los costos laborales, los seguros, y brindamos asesoramiento para garantizarles una planificación adecuada de sus seguros y evitar sorpresas durante las auditorías.
Esperamos que la información proporcionada sea de mucha importancia y si tienen alguna duda o sugerencia pueden dejarlos en los comentarios.
Te dejamos el video donde tienes toda la explicación.