PAYROLL: Preguntas y respuestas
Respondemos las preguntas más frecuentes que nuestros clientes nos hacen sobre el Payroll, si no encuentras aquí tu respuesta, déjanos un comentario y te responderemos, comenzamos!
1. ¿Qué es el payroll?
El payroll es el pago que se hace a los empleados de una negocio, tienda, empresa, oficina, etc a través de cheques o depósitos descontados los impuestos de ley.
2. ¿Para qué sirve el payroll?
El payroll sirve para que las personas que trabajan en mi negocio consten como legalmente mis empleados y puedan acceder a los beneficios que esto incluye
Aquí algunos ejemplo:
Cobertura de seguro en caso de accidentes por el trabajo
Tiene incluido el seguro de desempleo en caso de que no pierdan su trabajo o no ir a trabajar
El empleado puede continuar recibiendo su sueldo o salario si un familiar de él/ella ( empleado) se enferma y tenga la necesidad de que quedarse en casa cuidándolo
Al final del año reciba su forma W2 y hacer sus taxes personales
Si tiene un seguro de Worker’s compensation la mejor manera de realizar una auditoría o determinar el valor del seguro es mostrando a la aseguradora las formas 941 y NYS45 que se presentan cuando la empresa paga con payroll a los empleados
3. ¿Por qué es importante tener payroll?
Porque la ley exige que un empleado si está bajo su relación de dependencia sea pagado con todos los impuestos que como empleador le corresponde. También es la única manera que como negocio se podrá descontar el gasto y el dueño podrá determinar la ganancia o pérdida realiza del negocio . Además los empleados se sienten protegidos y respaldados con una empresa seria que tiene esos beneficios
4. ¿Qué me puedo ahorrar o que beneficios tiene el payroll?
A pesar de que parezca que pagar en cash o no pagar payroll es ahorrar dinero la verdad es que la única manera de ahorrar dinero que se puede convertir en dinero que no va a tener ningún beneficio que retorne a la empresa o al empleado es pagar con payroll por las siguientes razones:
Si existe una auditoría del Departamento de Labor por ejemplo una denuncia de un empleado ellos analizan cada empleado(sin importar si es el empleado que denunció) de la empresa y verifican que se haya pagado el mínimo por hora, que se cumplan con cualquier exigencia de OSHA, etc es decir que abren las puertas para que se pongan multas por cualquier situación que encuentren en ese momento. Las multas muchas veces son por cada empleado que encuentren
En caso de que exista una auditoría del IRS o del departamento de Impuestos del Estado donde esté incorporado el negocio, éstos organismo de control analizarán retroactivamente el “fraude” o pago de impuestos que no se hicieron por el número de empleados que analicen cobrando desde la fecha que debió pagarse hasta el momento con penalidades y multas acarreando muchas veces valores muy altos.
Si el Departamento de Labor y/o el IRS hacen una auditoría inmediatamente contactan al departamento de seguros para verificar si la empresa tenía contratado el seguro de Worker’s compensation que por ley deben tenerlo y éstos a su vez comprueban cuántos empleados tenían asegurados, qué tipo de actividad realizan y muchas otras cosas que de igual manera puede ser retroactivo y cobrado con intereses + multas de los años que hayan dejado de tener seguro o no les calcularon correctamente la prima.
5. ¿Qué puedo descontar pagando payroll en mi empresa?
Se puede descontar los pagos que como empresa le corresponde en:
El aporte patronal del IRS (Social security y Medicare) que es el 7.65% del sueldo acordado: ejemplo si el sueldo del empleado es $ 600 a la semana, el empleador descuenta $45.90 que sería su aporte.
La empresa puede descontar el valor de seguro de desempleo que varía de acuerdo al giro del negocio puede estar en el rango del 1% del sueldo del empleado (máximo se cobra por $ 12,000.00).
6. Qué pasa si no hago payroll?
Solamente si un negocio paga a sus empleados con payroll tiene la posibilidad de mantener vivo su negocio sabiendo y pagando a tiempo los costos reales de lo que cuesta contratar personal, la empresa o negocio podrá crecer y no tendrá el temor de que si hay una inspección o auditoría de su negocio tenga que pagar valores extras (acumulados con intereses y multas) que desfinancian a cualquier empresario.
7. ¿Cada cuánto tiempo tiene que hacer payroll?
A los empleados se les puede pagar normalmente como se llegue a un acuerdo, es decir cada semana, cada 15 días, cada mes. Sin embargo el reporte de esos pagos de empleados y el pago de los impuestos que la empresa aporta y retiene se lo hace cada tres meses.
8. ¿Si yo les di cheques de la empresa o cash cuenta como payroll?
Definitivamente pagar en cash o cheque cash NO es pagar payroll, pero se puede hacer el reporte trimestral de esos pagos con el fin de reportar y pagar los impuestos del IRS y del Estado que corresponden para que cuenten como pago de payroll y se puedan hacer los reportes trimestrales y entregarle la forma w2
9. Tiene alguna relación el payroll con los seguros?
Los sueldos (no importa si se pagan con payroll o NO) SIEMPRE estan relacionados con los seguros porque apenas yo contrato un empleado así sea medio tiempo, por horas o tiempo completo debo tener contratado el seguro de accidentes y Disability. Todos los seguros comerciales aquí se calculan en base a dos situaciones a) ingresos que va a tener el negocio en una año y b) los sueldos que voy a pagarme y/o pagar a mis empleados. Cuando se termina el primer año del seguro las aseguradora calculan que ese estimado inicial sea el real de lo que pasó durante el año.
10. ¿Si tengo empleados y no hago payroll qué implicaciones o sanciones podría tener?
Si el negocio tiene menos de 10 empleados y no se ha hecho pago de sueldos y contrataron seguro el empresario va a tener sanciones económicas, sin embargo si el negocio tiene más de 10 empleados y no tiene pago de sueldos con payroll o no tiene seguro aparte de las sanciones económicas podría ir hasta la cárcel.
11. ¿Estoy empezando mi negocio, puedo hacer el payroll después de un año o cuando mi negocio vaya bien?
Si tú estás empezando tu negocio y quieres saber si en realidad este va a resultar o si quieres sacar los verdaderos costos de operación tienes que tratar de pagar con payroll desde el primer momento, porque en caso de que el dueño no pueda atender porque por ejemplo se enfermó él/ella tendría que contratar a una persona para que lo atienda o administre y tendrá que pagar ese sueldo.
12. El payroll está hecho solo para empleados o yo como dueño puedo o debo sacar mi cheque?
El payroll no está hecho solo para empleados sino principalmente para el dueño si es que trabaja en el negocio. Tomemos en cuenta que los dueños o empresarios se ponen un negocio porque quieren ganar mejor o más que si fueran un empleado de una empresa entonces pagar tu sueldo desde el primer momento te ayuda a tener los ingresos propios para gastos personales pero además podrás descontar en el negocio gastos o costo como el teléfono dentro del costo operativo de la empresa.
13. Qué debo hacer si mi personal no quiere que le pague con payroll? Hay alguna solución?
Solamente debo obtener la Identificación personal como ID o pasaporte y se paga con cheque descontando el % para reportar al IRS.
14. ¿Mis empleados deben ser tener social security para pagarles con payroll? ¿Qué alternativas si no tienen ese documento?
Con Nexo Tax Corp ni el dueño del negocio y menos el empleado tienen la obligación de tener Social Security (algo que no pasa con tod@s las empresas que hacen payroll automático) sino únicamente el ITIN o TAX ID que te dá el IRS.
15. ¿Cuál es el sistema o proceso de pago de payroll a mis empleados?
Se puede pagar a los empleados a través de cheque o depósito directo o combinadas de las dos maneras
16. ¿Qué es mejor pagar con cheque o hacer un depósito directo?
Si el dueño tiene ITIN la única manera que podrá pagar a los empleados es a través de cheque, sin embargo siempre es mejor pagar con depósito directo porque eso ahorra tiempo y dinero. Dinero que se puede ahorrar el empleado porque al recibir sueldos con pago directo muchas veces no tiene que pagar el fee de mantenimiento de la cuenta.
17. Hay algún número mínimo o máximo de personas para empezar a pagar payroll?
Se puede empezar sólo pagando el dueño del negocio o 1 empleado y de ahi no importa el número de empleados.