Auditorías de seguro: ¿Cómo prepararse?
Si ya tienes un negocio o estás pensando en iniciar uno, es importante que conozcas cómo funcionan las auditorías de seguro y cómo debes prepararte para afrontarlas. En nuestro LIVE “NEXO RESPONDE”, Sandra y María Lourdes Noroña te explican cómo funcionan las auditorías y qué pasos debes seguir.
¿Qué es una auditoría de seguros?
Es una inspección que realiza la aseguradora a tu compañía donde analiza cuáles fueron tus ventas, PAGOS A EMPLEADOS y si es correcta la clasificación del seguro que contraste y los riesgos de ese entorno. Por ejemplo, si tu compañía es del área de construcción hay varias actividades que tienen diferente tipo de riesgo, no es lo mismo trabajar interiormente o fuera en alturas, por la tanto una clasificación correcta y más acertada a la realidad dará a la compañía de seguros el valor real del riesgo que está asegurando, es decir, si tu empresa está en el área de la construcción y te hacen una auditoría, tus estimaciones deben ir acorde a la realidad. En esa área los seguros son más costosos por el riesgo al que se exponen los trabajadores a diferencia de un empleado de oficina.
En cuanto a los estados financiares, son un reflejo de ventas y pagos de empleados que determina si el riesgo es más alto o tendrás menos trabajo ocurrió en el caso de pandemia COVID-19, algo inesperado, los trabajos bajaron en algunos casos y las compañías de seguros ajustaron las primas de seguros para adaptarlos a esta realidad. Además, cuando contratas un seguro trata de realizar las estimaciones más cercanas al año de la póliza. Analiza si tu negocio crecerá, si aumentará el número de trabajadores, si habrá posibles consecuencias o emergencias como ocurrió con la pandemia COVID-19, que nadie lo esperaba.
Todos estos detalles debes considerarlos cuando contratas un seguro para estar preparado en el día de la inspección.
¿Que tipos de seguros existen?
Existen los seguros de Worker Compensation, Disability y General Liability. Muy pronto en otro encuentro con Nexo te explicaremos cada uno.
¿Qué hago si hubo cambios bruscos en la empresa y no los estimaba?
Si hay cambios drásticos, no te asustes. Esto ocurre en cualquier compañía como por ejemplo: incrementos de salario, una nueva actividad en el negocio o variaciones en la dirección ejecutiva. Debes reportar estos cambios bruscos a la compañía de seguros para que cuando llegue el momento de la auditoría todo concuerde. Recuerda dar información clara y precisa.
¿Cuándo se realizan las auditorías?
Se realizan al finalizar el año de la póliza y, por lo general, la aseguradora te envía un comunicado informándote de la inspección. Sin embargo, existen ocasiones en las que los auditores acuden a la empresa y no se identifican. En este punto hay que tener mucho cuidado. A veces las auditorías se realizan antes del año, esto es, cuando la empresa previamente cancela la póliza. Si se canceló en dos meses, en ese tiempo realizan la inspección.
¿En qué momento me preparo?
Desde que contratas el seguro, no esperes una semana o un día antes. Hacerlo constantemente te ayudará a afrontar este proceso. Además, los especialistas de Nexo te pueden ayudar a estimar los valores de las pólizas para que los valores sean relacionados y todo concuerde en la auditoría. Incluso la auditoría puede realizarse en nuestras oficinas y tendremos listos los documentos que solicitan. Aunque recuerda que en los primeros años de tu negocio, las aseguradoras tratan de ir a lugar de trabajo para confirmar que la actividad reportada sea la correcta.
Tipos de auditoría
Hay dos formas de auditar: física y por libros. La primera es cuando van al negocio, oficina, empresa y ven cómo es el trabajo. La segunda es la revisión del reporte de ventas, payroll, entre otros.
¿Qué documentos presento?
Necesitas el reporte de ventas, reporte del payroll, invoices (facturas), formularios W2 (información del trabajador) y W9 (contratistas independientes). Estos documentos previamente deben ser llenados correctamente. Por ejemplo, si el negocio se dedica a pintar casas y en las facturas dice 'arreglo de baños o chimeneas', esto no es correcto. Además, debes colocar tus estimaciones cuando contrataste el seguro. Pero recuerda que con Nexo te evitas estar pensando o anotando todo lo que debes presentar. Te ayudamos a tener la documentación correcta y antes de la auditoría.
Si no estoy de acuerdo con el reporte de la auditoría, ¿puedo disputarlo?
Sí, se pueden disputar los números en la auditoría de seguro. Revisar el payroll, actividad económica, entre otros.
¿Qué pasa cuando no se hace la auditoría?
Las compañías de seguro estiman los riesgos EN BASE a OTRAS COMPAÑÍAS Con similares características a la que reportaste, por ejemplo, si tu empresa registra $ 30,000 en payroll, pero para la compañía de seguro ESTIMA que tu payroll es $ 100, 000, basada en compañías similares a la tuya, surge la auditoría para que presentes documentos que respalden tus valores. Es importante que se realicen las auditorías y no temerlas mientras todo marche todo con normalidad, una auditoría te pone en un marco real según tu necesidad, empleados y tipo de negocio que tienes, para que no resultes perjudicado.